Sage KHK Schnittstelle
Bei aktivem Modul KHK Schnittstelle können Sie Lohndaten von SoF.HiE exportieren und in Ihre Sage KHK Software importieren.
Dazu sind folgende Schritte vor dem Datenexport notwendig: In den zusätzlichen Daten des Betriebes muss die Mandantennummer der KHK Software angegeben sein.
Bei den Helfern muss auf dem Reiter zusätzliche Daten die Zusatznummer angegeben sein. Die Zusatznummer kann maximal 5 stellig sein und muss als Zahl erfasst werden!
Die einzelnen Arbeiten der Helfer können mit verschiedenen Tätigkeiten in SoF.HiE gebucht werden, können aber als eine Lohnart an KHK übergeben werden. SoF.HiE ermittelt die Summe der gearbeiteten Stunden und die Summe des Lohnanspruchs. Hierbei ist es egal, ob die Lohnbuchungen auf einer Tätigkeit gebucht wurden, die als Buchungsart Menge oder Stunden hatte.
Sie können Buchungen durchführen mit der Buchungsart Menge und auch Buchungen mit der Buchungsart Stunden. An KHK werden immer nur die Stunden (als Anzahl) und die Summe des erarbeiteten Lohns übergeben. Dazu ist jedoch die Angabe einer Sammeltätigkeit notwendig. Jede Tätigkeit, die gebucht wird, darf keine Sammeltätigkeit sein! Es werden nur Lohnbuchungen durchgeführt, bei denen der Schalter ist Sammeltätigkeit nicht aktiv ist. In unserem Beispiel wird die Tätigkeit Spargel-Prämie nicht an KHK übergeben, da dies eine Sammeltätigkeit ist.
Nur bei Sammeltätigkeiten können Kostenstelle und Kostenträger angegeben werden. Diese sind für den Export unbedingt zu erfassen. Logischerweise kann einer Partnertätigkeiten keine Partnertätigkeit zugeordnet werden!
Beispiel:
Sie führen Buchungen mit einer Tätigkeit „Spargel ernten“ durch. Hierbei wird dann ganz normal die Menge erfasst, die gepflückt wurde. Gleichzeitig buchen Sie auf einer anderen Tätigkeit z.B. „Arbeitsstunden“ die benötigte Arbeitszeit. Bei beiden Tätigkeiten geben Sie auf dem Reiter zusätzliche Daten die Sammeltätigkeit an, die beim Export als Lohnart verwendet werden soll.
Es können derselben Sammeltätigkeit so viele andere Tätigkeiten zugeordnet werden, wie für ihren Betrieb notwendig sind.
Nachdem Sie die Tätigkeiten entsprechend ihren Wünschen angelegt und Lohnbuchungen erfasst haben, können Sie mit dem Export der Daten beginnen. Nach Anwahl des Menüpunkts Löhne/KHK Schnittstelle erscheint das folgende Bild:
Hier können Sie zu den üblichen Filtern zusätzlich den Abrechnungsmonat und das Abrechnungsjahr angeben. Dies ist für den Import in KHK wichtig, da sonst die exportierten Daten einem falschen Monat bzw. Jahr zugeordnet werden. Bitte beachten Sie, dass der hier angegebene Filter unabhängig vom Abrechnungsjahr und Monat gesetzt werden kann!
Beispiel:
Wird wie hier angegeben vom 01.09.15 bis 30.09.15 gefiltert und als Abrechnungsmonat November angegeben, so werden alle Lohnbuchungen des angegebenen Zeitraums komplett in den November exportiert. Also achten Sie bitte genau auf die Filtereinstellungen. Nachdem nun der Filter, der Abrechnungsmonat und das Jahr gesetzt sind, klicken Sie auf Exportdatei erstellen. Anschließend geben Sie den Ordner und den gewünschten Dateinamen an. Nach erfolgreichem Export erhalten Sie eine Meldung.
Ist der Export erfolgreich, so merkt sich SoF.HiE, welche Lohnbuchungen an KHK übergeben wurden. Es ist nicht möglich, bereits exportierte Buchungen nochmals zu exportieren. Bitte überprüfen Sie also vorher die gewünschten Filtereinstellungen und achten darauf, dass die Voreinstellungen korrekt sind.
Was genau wird exportiert?
Beispiel:
Mandantennummer: 9
Helfernummer: 1
Helferzusatznummer: 987
Kostenstelle der Partnertätigkeit: 852
Kostenträger der Partnertätigkeit: 258
Folgende Buchungen wurden für den Helfer 1 durchgeführt:
TätigkeitNr | Tätigkeit | Menge | Stunden | Lohn | Partnertätigkeit | Buchunsart |
1 | Q1 | 10 |
| 11 | 548 | Menge |
2 | Q2 | 10 |
| 12 | 548 | Menge |
3 | Q3 | 10 |
| 13 | 548 | Menge |
4 | Stunden |
| 20 |
| 548 | Stunden |
Summe |
| 30 | 20 | 36 |
|
|
Als Summe wird die Summe der Stunden (hier 20) und die Summe des Lohnanspruches (hier 36) aus der Partnertätigkeit an KHK übergeben. Somit würden in unserem Beispiel folgende Werte an KHK übergeben:
Anzahl: 20 (Summe aller Stunden aus allen Tätigkeiten, die als Buchungsart Stunden haben.)
Betrag: 36,- (Summe des kompletten Lohnanspruches)
In unserem Beispiel ist es egal, welche Menge (hier also 30) an Kisten, kg oder Körben geerntet wurden. Für die Übergabe an KHK ist ausschließlich die Summe der Stunden maßgebend. Der erarbeitete Lohn berechnet sich jedoch aus dem gebuchten Lohnanspruch aus allen Tätigkeiten. Würde ein Lohnanspruch sowohl bei den Tätigkeiten die Buchungsart Menge haben, als auch bei den Tätigkeiten, die Buchungsart Stunden haben, so wird der komplette Lohnanspruch an KHK übergeben. Das würde in unserem Beispiel bedeuten, dass bei der Tätigkeit 4 auch ein Lohn von z.B. 10,- € gebucht wäre, nicht die Summe 36,- € an KHK übergeben würde,, sondern 46,- €.
Die Schnittstellendatei hätte dann folgenden Inhalt:
9;5;2004;870001;9548;;"123";"234";;20;36;;
Mandantennummer; = 9
Abrechnungsmonat; = 5
Abrechnungsjahr: = 2004
die letzten beiden Ziffern, der Helferzusatznummer + die vierstellige Helfernummer (eventuell mit Vornullen aufgefüllt; = 870001
die erste Ziffer der Helferzusatznummer + die letzten drei Ziffern der Tätigkeitennummer der Partnertätigkeit; = 9548
nicht benutzt;
Kostenstelle der Partnertätigkeit; = „123“
Kostenträger der Partnertätigkeit; = „234“
nicht benutzt;
Anzahl (Summe aller Arbeitsstunden); = 20
Betrag (Lohnsumme); = 36